Staffnet+ >
Maer system ymwelwyr Newydd InVentry bellach ar waith
Mae'r system ymwelwyr Newydd InVentry bellach ar waith
Fel rhan o gynllun ehangach o ddiweddariadau diogelwch yn swyddfeydd yr Alpau a’r swyddfeydd Dinesig, mae ciosgau llofnodi ymwelwyr wedi'u gosod yn eu lle.
Erbyn hyn, rhaid i bob ymwelydd lofnodi drwy ddefnyddio'r ciosg InVentry yn y dderbynfa wrth gyrraedd yr adeilad.
Sylwer nad yw’r broses hon ar waith ar gyfer apwyntiadau budd-daliadau a threth gyngor.
Bydd y system yn darparu haen ychwanegol o ddiogelwch i'r swyddfeydd, a bydd hefyd yn hanfodol o ran sicrhau diogelwch yr holl staff ac ymwelwyr yn ystod argyfyngau a gwacáu.
Ar ôl cyrraedd, bydd y ciosg yn ysgogi gwesteion i nodi eu manylion. Ar ôl cwblhau, bydd sticer bathodyn ymwelwyr ag enwa llun yr ymwelydd, ac enw'r person y maent yn ymweld â nhw yn cael ei argraffu.
Bydd cwblhau'r broses hon yn anfon e-bost at yr aelod o staff y maen nhw’n ymweld â nhw i'w hysbysu bod eu gwestai wedi cyrraedd, er mwyn iddynt gael eu cyfarch yn y dderbynfa.
Cyfrifoldeb yr aelod o staff sy'n derbyn yr hysbysiad hwn yw cwrdd â'u hymwelydd/ymwelwyr yn y dderbynfa. Os na allwch gyfarch eich ymwelydd bryd hynny, dylech gysylltu â'r dderbynfa a rhoi gwybod iddynt pa mor hir y byddwch chi er mwyn i'r wybodaeth hon gael ei throsglwyddo i'r ymwelydd.
Rhaid i ymwelwyr wisgo'r bathodyn mewn man amlwg drwy gydol eu hymweliad â’r adeilad gan fod hyn yn helpu adnabod pobl heb awdurdod yn yr adeilad.
Wrth ymadael, dylai ymwelwyr 'gofnodi gadael’ yr adeilad drwy sganio'r cod QR ar gefn y bathodyn ymwelwyr gan ddefnyddio'r darllenydd sydd wedi ei leoli o dan y monitor. Neu gall gwesteion ddefnyddio'r ciosg â llaw i gofnodi eu bod yn gadael.
Sylwch mai ymwelwyr sy'n gyfrifol am gael gwared â'u bathodyn ymwelwyr am resymau GDPR. Os caiff ei roi i staff i’w waredu, mae angen ei roi mewn bag gwastraff sy'n carpio’r gwastraff ac nid mewn gwastraff cyffredinol.
Wrth arwyddo, mae ymwelwyr yn derbyn yr hysbysiad preifatrwydd i ymwelwyr, yn amlinellu pwy sydd â mynediad at y data sydd wedi'i gasglu a pha mor hir y mae'r wybodaeth yn cael ei chadw.
Os oes gennych unrhyw ymholiadau cysylltwch â Carl Culverwell: