17 Medi, 2021

Annwyl gydweithwyr, 

Yn neges yr wythnos diwethaf ac yn ystod Sesiwn Holi'r Caffi Dysgu yr wythnos hon, soniais y byddwn yn gallu rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi heddiw am drefniadau gweithio staff swyddfa yn y dyfodol. Felly darllenwch y wybodaeth bwysig ganlynol os gwelwch yn dda.

Ym mis Mehefin ysgrifennais atoch i gyd i esbonio trefniadau dros dro o ran defnyddio ein swyddfeydd dros yr haf. Mae gwaith wedi bod ar y gweill ers hynny i ystyried sut y gallwn ni fel sefydliad sicrhau'r cydbwysedd gorau rhwng gweithio gartref ac yn y swyddfa mewn byd ar ôl Covid.  Mae'r gwaith cychwynnol hwn wedi'i lywio gan y ddau arolwg llesiant rydyn ni wedi'u cynnal a’r hyn rydyn ni wedi ei ddysgu dros y 18 mis diwethaf.

Er nad oes unrhyw gynlluniau i ddychwelyd yn fuan i swyddfeydd i'r rhan fwyaf o'n timau; roeddwn am rannu’r wybodaeth ddiweddaraf ynghylch sut mae'r gwaith hwn yn mynd rhagddo, esbonio ein safbwynt ar hyn o bryd ar weithio gartref, a rhoi cipolwg i chi ar y syniadau sy’n cael eu trafod o ran trefniadau’r dyfodol.  

Mae'r Prif Weinidog wedi pwysleisio yn ei gynhadledd i'r wasg heddiw y dylem i gyd barhau i weithio gartref lle bynnag y bo modd. Dyma'r sefyllfa yng Nghymru o hyd ac i'r Cyngor. Gweithio o gartref fu un o'r ffyrdd mwyaf effeithiol o atal trosglwyddo Covid-19 ac mae hyn yn parhau i fod yn ystyriaeth bwysig o ran sut mae ein sefydliad yn cael ei reoli. Ers i Gymru symud i lefel rhybudd sero ar 07 Awst 2021 mae cyfraddau achosion wedi codi'n gyson. Dylai hyn ein hatgoffa i gyd i beidio â gorffwys ar ein rhwyfau o ran peryglon y feirws ac y dylem i gyd barhau i roi camau priodol ar waith i’n cadw ni ein hunain a'n cydweithwyr yn ddiogel.  

Fodd bynnag, cydnabyddir y gallai fod angen i rai adrannau ddychwelyd i'r gweithle naill ai ar sail barhaol neu ar sail gylchdroi. Bydd achosion hefyd lle mae'n bwysig er lles gweithiwr i weithio o'r swyddfa, neu lle mae angen busnes clir i gynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb neu lle mae presenoldeb yn y gweithle yn hanfodol er mwyn gwella perfformiad. Yn yr amgylchiadau hyn mae'n rhesymol i gydweithwyr sy'n gweithio gartref ar hyn o bryd weithio o un o'n lleoliadau swyddfa, cyn belled â bod hyn yn cael ei wneud mewn ffordd sy'n ddiogel rhag Covid a gyda chymeradwyaeth eu rheolwr llinell. Os ydych yn gweithio gartref ar hyn o bryd a bod unrhyw reswm i chi deimlo nad yw hyn yn briodol mwyach, dylech siarad â'ch rheolwr llinell.

Canllawiau ar gyfer gweithio mewn swyddfeydd 

Mae newid ble a sut rydyn ni’n gweithio hefyd yn cynnig cyfle unigryw i leihau ôl troed carbon y Cyngor yn ddramatig, gan helpu i gyflawni ein hamcanion Prosiect Sero, a gallai ein helpu i leihau ein costau rhedeg a rhyddhau arian i ailfuddsoddi yn ein gwasanaethau. Gyda'i gilydd, mae'r ffactorau hyn yn gwneud hyn yn ddarn hynod gymhleth o waith. 

Ar hyn o bryd, ni allaf roi'r manylion y gwn fod llawer o bobl yn awyddus i'w clywed am drefniadau gweithio yn y dyfodol, oherwydd bod ystyriaeth yn dal i gael ei rhoi i ymarferoldeb y trefniadau.  Yr hyn y gallaf ei ddweud yw nad ydyn ni’n bwriadu dychwelyd i waith swyddfa fel yr oedd yn 2019. Yn hytrach, rydyn ni’n bwriadu dychwelyd at ddull hybrid o ddefnyddio gofod swyddfa, ochr yn ochr â threfniadau gweithio llawer mwy hyblyg, a gwell seilwaith digidol, fel rhan o'r ffordd rydyn ni’n cynnal ein busnes.  

Bydd hyn yn effeithio ar bob un ohonom ac felly rwyf am sicrhau bod gan bob tîm rôl i'w chwarae wrth lunio a chyflawni’r trefniadau. Mae'r prosiect llety swyddfa yn cael ei arwain gan ein Huwch Dîm Arwain.  Bydd Paula Ham, Lance Carver a Miles Punter yn arwain timau cynllunio ar gyfer y Swyddfeydd Dinesig, Swyddfa’r Dociau a'r Alpau yn y drefn honno. Bydd pob Cyfarwyddwr yn dwyn mewnbwn ynghyd gan y gwasanaethau fydd wedi eu lleoli yn y mannau hyn.

Dros yr ychydig wythnosau nesaf, bydd Penaethiaid Gwasanaeth ar gyfer pob maes yn trafod anghenion eu gwasanaethau yn y dyfodol gyda Rheolwyr Gweithredol a Rheolwyr Tîm.  Caiff hyn ei goladu a'i ddadansoddi i helpu i lunio cynllun ar gyfer ein tri phrif adeilad swyddfeydd a bydd hefyd yn ystyried y swyddfeydd eraill y mae ein timau'n eu defnyddio, ochr yn ochr â materion 'adeilad cyfan' megis mynediad cyhoeddus, ystafelloedd ymolchi, ceginau, mannau preifat, mannau cwrdd, fideo-gynadledda a chyfleusterau eraill. Cefnogir y Cyfarwyddwyr gan gydweithwyr Ystadau, TGCh a Gwella Busnes a gofynnir iddynt adrodd yn wythnosol ar eu cynnydd.

Mae gennym hefyd dîm craidd o gydweithwyr sy'n gweithio i gefnogi'r strategaeth llety swyddfa yn ei chyfanrwydd, yn cysylltu â gwaith Adnoddau Dynol yn datblygu polisïau ac arferion perthnasol, a gyda thimau Datblygu Sefydliadol, Cyfathrebu a Chyllid i sicrhau bod y rhaglen gyfan yn cael ei chydlynu, ei chyfleu a'i chostio'n dda. Gwneir hyn i gyd mewn cydweithrediad â'n hundebau llafur. 

Mae gwaith wedi bod ar y gweill ers mis Gorffennaf a bydd yn mynd rhagddo'n gyflym drwy fis Medi a mis Hydref. Wrth drafod trefniadau gweithio hyblyg yn yr UDA yr wythnos hon cytunwyd i barhau i atal y broses o gofnodi amser yn orfodol (drwy timeware). Bydd rhagor o wybodaeth am hyn yn cael ei darparu yn ystod yr wythnosau nesaf. 

Byddaf yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi i gyd drwy fy negeseuon wythnosol ac wrth i'r prosiect llety swyddfa fynd yn ei flaen a bydd hyb StaffNet pwrpasol yn cael ei lansio fel y gall pob aelod o staff ddilyn datblygiadau.  

Cyn i fi ddod â’r neges hon i ben, hoffwn hefyd dynnu sylw at waith ein timau adeiladau a glanhau sydd wedi bod wrthi’n ddiflino drwy gydol y pandemig yn cadw ein hadeiladau swyddfeydd, ein hysgolion a'n cartrefi gofal yn lân, a sicrhau eu bod yn dal ar agor ac yn ddiogel i staff yr oedd angen iddyn nhw weithio ynddyn nhw, yn ogystal â phlant a thrigolion agored i niwed. Bu'n ofynnol iddynt ymgymryd â gwaith ychwanegol i lanhau a diheintio’n drylwyr lle cadarnhawyd achosion o'r Coronafeirws ac maen nhw wedi gwneud y gwaith hwn yn ddi-fai ac wedi parhau’n hynod ymroddedig i'w gwaith. Diolch yn fawr iawn i chi i gyd am eich cyfraniad gwerthfawr a diolch i'ch goruchwylwyr Hayley a Paul, a anfonodd neges ataf yr wythnos hon i ddweud eu bod yn awyddus iawn i sicrhau eich bod yn cael y gydnabyddiaeth yr ydych yn ei haeddu.

I gloi, rhaid i fi hefyd atgoffa staff, boed yn mynychu ein swyddfeydd ai peidio, i wirio bod eich bathodyn adnabod yn dal yn ddilys ac yn gyfredol. Bydd nifer o fathodynnau wedi dod i ben yn 2020 a rhaid eu hadnewyddu. Os yw hyn yn berthnasol i chi, llenwch y ffurflen hon. Mae rhagor o wybodaeth am fathodynnau adnabod a diogelwch ar gael ar y canllawiau ar weithio mewn swyddfeydd ar Staffnet+.

Hoffwn ddiolch i chi i gyd ymlaen llaw am eich cefnogaeth a'ch amynedd. Mae datblygu diwylliant gwaith cwbl newydd yn gyfle unigryw.  Rwyf yn benderfynol ein bod yn cydio yn y cyfle ac yn ymgysylltu â phob tîm ynghylch y cyfle cyffrous hwn.   Ar ddiwedd y broses bydd ein Huwch Dîm Arwain yn gallu rhannu a chyflwyno ffordd newydd o weithio i chi sy'n rhoi ein holl staff yn gyntaf ac yn gwneud y sefydliad yn addas at y dyfodol.

Cofion gorau

Rob Thomas