Trefniadau Gweithio yn y Dyfodol ar gyfer Staff sy’n Gweithio mewn Swyddfa a Chanllaw Dros Dro ar Ddefnyddio Swyddfeydd y Cyngor

30 Mehefin, 2021

Annwyl Gydweithwyr,

Rwyf bob amser yn cadw mewn cof ein bod yn sefydliad amrywiol sy’n darparu gwasanaethau mewn ystod enfawr o wahanol leoliadau, gan gynnwys y cydweithwyr hynny sy’n gweithio yn y gymuned yn casglu ailgylchu, yn ein hysgolion, mewn cartrefi gofal ac mewn lleoliadau eraill

Mae'r diweddariad hwn yn canolbwyntio ar y trefniadau rhwng nawr a mis Medi ar gyfer y rheiny sy’n gweithio mewn swyddfa. Fel rwyf wedi sôn yn rhai o'm negeseuon wythnosol diweddar ac yn fy sesiynau Amser Holi, mae gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd i edrych ar sut y gallwn sicrhau'r cydbwysedd gorau rhwng gweithio gartref a gweithio mewn swyddfa mewn byd ôl-Covid ar gyfer ein cydweithwyr sy’n gweithio mewn swyddfa ac mewn gweithleoedd eraill.

Bydd y gwaith hwn yn parhau dros yr haf ac er nad oes unrhyw benderfyniadau wedi'u gwneud eto, roeddwn am roi’r wybodaeth ddiweddaraf i'r holl staff am sut mae'r gwaith hwn yn cael ei wneud a'r materion allweddol sy'n cael eu hystyried.

Mae pob un o Gyfarwyddwyr y Cyngor, Lance Carver, Paula Ham, Miles Punter a fi, yn arwain timau bach sy'n edrych ar drefniadau yn y dyfodol ar gyfer pob un o adeiladau'r sefydliad a sut y gallwn wneud y gorau o'r ffyrdd newydd o weithio y mae'r Cyngor wedi'u mabwysiadu ers dechrau'r pandemig. 

Mae'r flwyddyn ddiwethaf wedi dangos mor hanfodol mae ein gwasanaethau i'n trigolion a'n cymunedau a dylai ein holl staff fod yn falch o'r ffordd rydym i gyd wedi parhau i weithredu yn ystod cyfnod heriol iawn.  Wrth gynllunio ar gyfer y dyfodol, rhaid i ni sicrhau bod ein defnyddwyr gwasanaeth ar flaen ein meddwl.  Yn ogystal, i lawer ohonom mae'r gallu i gydbwyso gofynion ein swyddi â'n bywydau y tu allan i'r gwaith wedi bod yn bwysig iawn.  O ganlyniad, mae ei gwneud yn bosibl i staff sicrhau'r cydbwysedd bywyd gwaith cywir fel y gallwn barhau i ddarparu'r gwasanaethau o'r ansawdd gorau y mae ein trigolion yn eu disgwyl hefyd wrth wraidd ein gwaith cynllunio.

Mae llawer o staff wedi dweud wrthym yn yr arolygon staff diweddar ac mewn fforymau ymgysylltu â gweithwyr eraill yr hoffent i gyfuniad o weithio yn y swyddfa/gweithle a gweithio gartref fod yn safonol. Lle bynnag y bo'n ymarferol, hoffwn wneud i hyn ddigwydd. Hoffwn hefyd i ni gael mwy o leoedd yn ein hadeiladau i helpu staff i gamu i ffwrdd o'r desgiau y maent yn gweithio wrthynt i gael seibiant. Hyblygrwydd yw’r hyn a fydd yn ein galluogi i gyflawni hyn. Bydd hyn yn berthnasol i lawer o bethau ac nid lleiaf i'r ffordd rydym yn defnyddio'r adeiladau sydd ar gael a'r lleoedd sydd ynddynt. 

Fel Cyngor rydym wedi buddsoddi'n sylweddol mewn cysylltedd a dyfeisiau digidol dros y flwyddyn ddiwethaf. Mae timau prosiect hefyd yn edrych ar sut y gallwn wneud y gorau o'r buddsoddiad hwn a sicrhau bod gweithio o bell mor effeithiol â phosibl. Yn ogystal â sicrhau bod gan bob aelod o staff yr offer cywir, mae hyn hefyd yn golygu sicrhau bod ein hadeiladau'n cael eu trefnu i gefnogi gweithio digidol, er enghraifft drwy gael lleoedd i unigolion gymryd rhan mewn cyfarfodydd ar-lein.

Mewn llawer o achosion mae'r ffyrdd y mae ein timau'n gweithio gyda'i gilydd i ddarparu ein gwasanaethau wedi newid yn sylweddol yn ystod y pandemig. Mae angen cadw trefniadau newydd sy’n gweithio'n dda ac i wneud hyn mae angen llety arnom sy'n ei gwneud yn haws gweithio gyda'n gilydd. Gallai hyn olygu bod mannau cydweithio a mannau trafod yn cymryd lle ein swyddfeydd traddodiadol presennol.

Mae angen gwneud y gwaith hwn hefyd gyda'n nodau strategol tymor hwy mewn cof, er enghraifft ein hymrwymiad i fynd i'r afael â newid yn yr hinsawdd drwy leihau allyriadau carbon y sefydliad.

Dylem ni i gyd fod yn ymwybodol o’r ffaith bod gennym gyfle nad ydym wedi’i gael ar unrhyw adeg arall i drawsnewid sut mae’r Cyngor hwn yn gweithredu er gwell.  Rwy'n falch iawn bod gennym hanes cryf o sicrhau llwyddiant yn y Fro drwy groesawu newid. Cafwyd enghreifftiau di-rif yn y blynyddoedd diwethaf o sut y mae ein gwaith Ail-lunio wedi cynnwys arwain y ffordd o ran mynd i'r afael â rhai o'r heriau sy'n wynebu'r sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae gennyf bob ffydd y bydd yr un dull yn ein helpu i sefydlu ffyrdd newydd o weithio sy’n addas at yr 21ain ganrif a’r byd ôl-Covid.

Byddwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi wrth i’r prosiect symud yn ei flaen. Bydd timau'r prosiect hefyd yn cysylltu â gwasanaethau unigol i roi cyfleoedd i gydweithwyr gymryd rhan yn y gwaith o lunio'r cynlluniau ar gyfer y dyfodol.

Yn y cyfamser, yr wythnos hon rwyf wedi dosbarthu canllaw i bob rheolwr llinell ar drefniadau dros dro ar gyfer defnyddio ein hadeiladau a'n swyddfeydd. Rwy'n disgwyl i'r rhain fod ar waith tan fis Medi o leiaf. Mae'r canllaw dros dro’n nodi'r ffordd y gellir defnyddio ein mannau gwaith yn ddiogel pan fydd angen i bobl weithio o leoliad penodol, gan gynnwys y gofyniad i ddefnyddio masgiau wyneb wrth symud o amgylch adeiladau ac i lanhau gweithfannau ac offer. Gallwch weld y canllaw llawn ar Staffnet+.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am eich trefniadau gweithio presennol, dylech siarad â'ch rheolwr yn y lle cyntaf.

Diolch i chi gyd am eich gwaith caled parhaus a'ch ymrwymiad i ddarparu'r gwasanaethau gorau posibl i'n cymunedau.

Diolch yn fawr,

Rob Thomas.