Safonau 1 - 7
Mae'r rhain yn ymwneud ag ohebiaeth a anfonir at gorff neu berson arall ar wahân i'r sefydliad.
Beth yw gohebiaeth?
- Unrhyw gyfathrebu ysgrifenedig neu gyswllt a gyfnewidir rhwng dau barti neu fwy. Gallai gynnwys llythyrau, negeseuon e-bost, negeseuon testun, ffacsiau, cyfleusterau sgwrsio byw ar-lein, ffurflenni, neu gylchlythyrau, ond nid cyfryngau cymdeithasol.
- Mae'n cynnwys cyfathrebu electronig yn ogystal ag ar bapur.
- Mae'n cynnwys gohebiaeth a gynhyrchir yn awtomatig fel biliau neu atebion e-bost awtomataidd.
- Mae'n cynnwys gohebiaeth a anfonir am wybodaeth yn unig nad oes angen ateb.
Os ydych yn derbyn gohebiaeth yn Gymraeg, rhaid i chi ateb yn Gymraeg pan fydd angen ateb oni bai bod y person wedi nodi'n glir nad oes angen ateb yn Gymraeg.
Os ydych yn gohebu gydag unigolyn am y tro cyntaf, rhaid i chi ofyn a yw'n dymuno derbyn gohebiaeth yn Gymraeg. Os ydyn nhw'n dweud ie, rhaid cadw cofnod o'r dymuniad hwnnw a sicrhau bod gohebiaeth yn y dyfodol yn Gymraeg o hynny ymlaen. Os na fyddant yn ateb, rhaid i chi barhau i ohebu'n ddwyieithog nes eu bod yn cadarnhau y naill ffordd neu'r llall.
Os nad ydych yn gwybod a yw rhywun am ohebu yn Gymraeg neu yn Saesneg, rhaid i chi ddarparu fersiwn Gymraeg o'r ohebiaeth nes bod y person yn cadarnhau'r naill ffordd neu'r llall.
Rhaid i chi gadw cofnod o ddewis iaith gohebiaeth. Bydd beth yw hyn a sut mae'n edrych yn wahanol o dîm i dîm, ond gwnewch yn siŵr bod gennych un a'i fod yn cael ei wirio cyn anfon unrhyw ohebiaeth.
Os nad oes cofnod, byddai'n syniad da gwirio gyda'ch cwsmeriaid neu ddefnyddwyr gwasanaeth.
Os anfonir yr un ohebiaeth at sawl person, rhaid anfon fersiwn Gymraeg o'r ohebiaeth honno ar yr un pryd â fersiwn Saesneg. Gall hyn fod yn ymwneud â chylchlythyr, cylchlythyr, e-bost, testun neu lythyr. Nid yw dewis iaith unigol yn effeithio ar yr un ohebiaeth sy'n cael ei hanfon at sawl person.
Os ydych yn cynhyrchu fersiynau Cymraeg a Saesneg o ohebiaeth, rhaid i chi beidio â thrin y fersiwn Gymraeg yn llai ffafriol na'r Saesneg.
Rhaid dweud eich bod yn croesawu gohebiaeth yn Gymraeg, y byddwch yn ymateb yn Gymraeg, ac na fydd gohebu yn Gymraeg yn arwain at oedi. Gallech gynnwys logo Iaith Gwaith a'r testun awgrymwyd:
Rhaid i chi gynnwys fersiwn Gymraeg o'ch manylion cyswllt yn eich negeseuon e-bost sy'n cynnwys teitl eich swydd a manylion arwyddo corfforaethol.
Rhaid i unrhyw destun awtomataidd neu ymwadiad ar negeseuon e-bost fod yn Gymraeg.
Dylech hefyd gael neges ddwyieithog y tu allan i'r swyddfa. Gallwch ddefnyddio'r templed hwn:
Sorry to have missed you. I will be out of the office until dd/mm/yy. For urgent enquiries please contact (name) on (telephone or email), otherwise I will respond to your email upon my return.
Kind regards,
Mae'n flin gen i'ch colli. Fe fyddai allan o'r swyddfa tan dd/mm/bb. Cysylltwch ȃ (name) ar (telephone or email) am ymholiadau brys, fel arall fe fyddai'n ymateb i'ch ebost pan fyddai'n dychwelyd.
Cofion,
Nid yw'r safonau hyn yn cwmpasu gohebiaeth fewnol ond maent yn cwmpasu pob achos pan anfonir gohebiaeth i rywun y tu allan i'r sefydliad. Cofiwch y gallai gohebiaeth fewnol Gymraeg gael ei gwmpasu gan Safonau Gweithredol!
Gohebiaeth fewnol:
Unrhyw ohebiaeth bapur yn ymwneud â swydd gweithiwr, rheoli perfformiad, anghenion hyfforddi, cwynion, materion disgyblu, neu absenoldeb os yw'r unigolyn hwnnw wedi gofyn amdano yn Gymraeg.
Dylid anfon negeseuon e-bost, erthyglau, rhybuddion, neu gylchlythyrau fel cyfathrebiadau a anfonir trwy GovDelivery a fydd hefyd ar gael ar Staffnet+ yn Gymraeg.