Harneisio technoleg ac ail-ddylunio prosesau — mae Nickki Johns yn esbonio rôl digidol yn y Rhaglen Aillunio.

10 Gorffennaf 2024

Bydd Arloesi DIGIDOL yn chwarae rhan bwysig wrth i'r Cyngor gychwyn ar ei Raglen Aillunio ddiweddaraf i gyflawni'r Cynllun Corfforaethol newydd.

Yn ddiweddar, nododd y Prif Weithredwr Rob Thomas a'r Cyfarwyddwr Adnoddau Corfforaethol Tom Bowring ddy fodol y Cyngor wrth i ni fynd tuag at 2030 a thu hwnt.

Mae'r Cynllun Corfforaethol newydd yn disgrifio sut y bydd y sefydliad yn edrych ymhen pum mlynedd, tra bod y Rhaglen Aillunio yn nodi sut y caiff hynny ei gyflawni.

Yn cwmpasu pum thema eang - Y Model Gweithredu Targed, Trawsnewid Gwasanaeth, Cryfhau Cymunedau, Gwydnwch Economaidd ac Arloesedd Digidol - mae'r Rhaglen Aillunio yn ffordd o ailddyfeisio ac ail-archwilio gwasanaethau i'w darparu orau i gymunedau'r Fro.

Pennaeth Digidol Nickki Johns sy'n gyfrifol am yr olaf o'r meysydd hynny wrth i'r Cyngor edrych i wneud y mwyaf o dechnolegau newydd ac ailgynllunio prosesau er mwyn sicrhau bod gwasanaethau a rhyngweithio â thrigolion mor effeithlon â phosibl.

 “Rydym eisiau amgylchedd lle gall cydweithwyr ddod â'r gorau ohonynt eu hunain,” meddai Nickki.

“Mae yna ymadrodd 'mae digidol yn ein helpu ni i wneud mwy gyda llai'. Mae risg y gellir gweld hyn fel digalonni oherwydd ei fod yn swnio fel 'gweithio'n galetach a byddwn yn rhoi llai o gefnogaeth i chi'.

“Mewn gwirionedd, yr hyn rwyf am i dechnoleg ei wneud yw caniatáu i'n cydweithwyr fod yn fwy dynol, i gael gwared ar y drudgery, i gael gwared ar y weinyddiaeth ac i ganiatáu inni ddod â'n hunain sy'n cael eu harwain gan werth empathig i'n gwaith.

“Rydyn ni wedi buddsoddi'n drwm mewn 365 — mae gennym un o amgylcheddau Microsoft gorau yng Nghymru, mae'n brin iawn cael trwyddedau E5, sy'n caniatáu i staff gael mynediad i holl swyddogaethau'r platfform, fel rydyn ni'n ei wneud.

“Rydyn ni wedi gwneud hynny er mwyn i ni allu defnyddio'r offer i greu amgylchedd gwaith hybrid sy'n gweithio mewn gwirionedd.”

Dros y flwyddyn nesaf, mae'r Tîm Digidol hefyd yn edrych i harneisio galluoedd meddalwedd arall, gan gynnwys Power BI, Power Automate a Power Platform.

Mae'r offer hyn yn helpu i brosesu data yn gyflymach ac yn fwy effeithiol, sy'n golygu y gellir cwblhau cyfres o dasgau ailadroddus gydag un cyffwrdd â botwm.

Mae cynlluniau hefyd i symud Staffnet i blatfform gwahanol ac ailadeiladu gwefan allanol y Cyngor yn llwyr.

“Gall swyddogaethau llif gwaith wneud i sawl peth ddigwydd yn seiliedig ar ein gweithredoedd. Er enghraifft, pan anfonir ffurflen allan gallai ychwanegu gwybodaeth at restrau, e-bostio crynodeb a choladu'r data i mewn i ddashfyrddiau. heb i berson orfod gwneud unrhyw beth,” meddai Nickki.

“Rydym yn edrych ar y broses asiedwyr, symudwyr, ymadawwyr. Rydym am gyrraedd cam lle, unwaith y bydd rhywun yn ychwanegu cychwynnydd newydd i Oracle, mae'n archebu eu bathodynnau ID, yn cael y cyfrifiadur cywir iddyn nhw gyda'r cymwysiadau a'r meddalwedd cywir heb i unrhyw un orfod gwneud unrhyw beth.

“Drwy harneisio gwaith y Tîm TG gyda thechnoleg fel Autopilot ac InTune, rydym am i'n cydweithwyr allu codi gliniadur benthyg a'i gael gweithio ar unwaith. Rydym am dynnu'r weinyddiaeth i ffwrdd.

“Mae hynny'n fwy effeithlon i ni fel Tîm TG ond mae'r fuddugoliaeth go iawn yn brofiad gwell i'n cydweithwyr.”

O ran preswylwyr, nid yr uchelgais yw iddynt gael mynediad at yr holl wasanaethau ar-lein.

Mae'n ymwneud â gwella profiad y wefan fel y gall y rhai sydd am gyflawni tasg benodol yn gyflym ac yn effeithiol.

Yna gall sgyrsiau ffôn ganolbwyntio ar wneud yn siŵr bod unigolyn sy'n cysylltu â'r Cyngor yn y ffordd honno yn cael popeth sydd ei angen arnynt.

“Y syniad gyda'r wefan yw unwaith eto fod yn canolbwyntio'n wirioneddol ar anghenion defnyddwyr. Ar hyn o bryd, rydyn ni'n eithaf trafodiadol, ond yr hyn rydyn ni am ei wneud yw defnyddio rhywfaint o dechnoleg sector preifat.

“Felly, er enghraifft, os ydych chi'n mynd ar Amazon a phrynu rhywbeth, efallai y bydd yn dweud 'efallai y bydd angen arnoch chi hefyd... 'Os ydych chi'n cymhwyso hynny i amgylchedd preswyl, efallai y byddwch chi'n dweud 'Rwyf wedi symud yn ddiweddar i'r Fal' ac mae'n dangos i chi y pum neu chwe pheth y mae angen i chi eu gwneud: sefydlu eich biniau, ychwanegu eich hun at y rôl etholiadol neu beth bynnag. Dyma'r syniad o ddefnyddio data yn fwy deallus, gyda mwy o ffocws ar anghenion preswylwyr fel y gallwn fod yn rhagfynegol yno hefyd.

“Ond nid ydym yn ceisio gwthio pawb ar-lein. Mae yna rannau o'n poblogaeth sy'n dal i gael eu heithrio'n ddigidol iawn.

“Mae'n ymwneud â sicrhau bod gan gwsmeriaid sianel o'u dewis a lle maen nhw'n dewis digidol, ei bod yn anhygoel o hawdd i'w defnyddio.

“Dywedwch, er enghraifft, rydych chi eisiau tanysgrifiad gwastraff gwyrdd, rydym am i'n profiad digidol fod mor syml fel mai ffurflen ar-lein yw'r dull gorau i'r mwyafrif helaeth.

“Bydd hynny'n caniatáu inni ganolbwyntio ar sgyrsiau sy'n cael eu gyrru gan werth. Os bydd rhywun yn cwympo drosodd ac mae angen eu biniau wedi'u casglu o'r drws, gallwn nid yn unig ddatrys hyn ond trefnu gwasanaethau eraill. Gallwn ddefnyddio ein cydweithrediad sy'n datblygu Materion Llesiant gydag Iechyd i ymyrryd yn gynnar a chael y gefnogaeth gywir iddynt. Mae'n ymwneud â'r sianel gywir ar gyfer y canlyniad cywir.

“Mae sgyrsiau drwy'r ganolfan alwadau yn ein galluogi i ddeall mwy a chyfeirio pobl at wasanaethau trefnus i'n cwsmeriaid ac mae hynny'n digwydd drwy'r amser.”

Mae nifer o brosiectau digidol sylweddol ar y gweill, pob un ohonynt wedi'u hanelu at yrru perfformiad y Cyngor yn ei flaen.

Bydd un yn helpu i gefnogi cydweithwyr gwasanaethau cymdeithasol gyda chofnodi data trwy ganiatáu i drigolion gael gwell mynediad i'r system.

Yna gallant ddiweddaru gwybodaeth bersonol a bod yn fwy rhan o'r broses gwneud penderfyniadau.

“Rydym hefyd yn gweithio ar system ddigidol ar gyfer gwaith atgyweirio tai,” meddai Nickki. “Unwaith eto, y ffocws cyntaf yw sicrhau bod ein system bresennol yn gweithio'n dda, a'r ail yw newid y profiad i'n defnyddwyr terfynol, ein preswylwyr.

“Rydyn ni eisiau i gwsmer allu mynd ar-lein, archebu gwaith atgyweirio ac olrhain ei fasnachwr, i gyd heb fod angen ein ffonio.

“Bydd hefyd yn newid y gallu i geisio tai, fel y bydd rhywun ond yn gallu gwneud cais am dai sy'n berthnasol iddyn nhw, ac yn awtomeiddio'r broses honno yn aruthrol ar gyfer cydweithwyr a phreswylwyr.

“Bydd cynnydd sylweddol i'n profiad preswylio yno.

“Rydym hefyd yn mynd i gefnogi ein cydweithwyr ym maes Gofal Cymdeithasol. Ar hyn o bryd, pan fydd cwsmer am gofrestru i deleofal, mae'n rhaid iddo lenwi tomenni a phentynnau o ffurflenni. Rydym am wneud hynny'n ddigidol a chymryd y taliad ar-lein hefyd.”

Mae ymddangosiad Deallusrwydd Artiffisial (AI) wedi bod yn ddatblygiad sylweddol ar gyfer arloesi digidol yn ystod y blynyddoedd diwethaf.

Mae hyn yn caniatáu i gyfrifiadur gyf lawni tasgau y bu'n rhaid eu cyflawni gan fodau dynol o'r blaen gan eu bod yn cynnwys prosesau penodol, fel y gallu i resymu.

Mae cwmpas a photensial AI yn eang felly gallai fod o fudd i'r Cyngor mewn amrywiaeth o ffyrdd gwahanol.

“Rydyn ni'n gweld AI fel offeryn aruthrol o arwyddocaol. Mae angen i ni sicrhau bod gennym ddata yn y lle iawn gyda'r caniatâd cywir fel bod AI mor effeithiol â phosibl. Rydyn ni eisiau ei gofleidio ond ei wneud yn ofalus,” meddai Nickki.

“Ar lefel isel, gellir defnyddio AI i nid yn unig trawsgrifio, ond i grynhoi nodiadau cyfarfod. Mae rhai o'r offer yn dda iawn am hyn felly nid oes rhaid i chi gymryd nodiadau cyfarfod mwyach, sy'n eich galluogi i gael sgwrs rhyddach.

“Ar y pen pellaf, mae'r defnydd mwyaf pwerus o AI yn ymwneud â helpu ni i ddeall setiau data sylweddol ac olrhain ac amlygu tueddiadau neu bwyntiau o ddiddordeb a fyddai'n ein helpu i fod yn fwy rhagfynegol yn yr hyn rydyn ni'n ei wneud.

“Yn sicr mae rhywbeth defnyddiol ynglŷn â rhagweld tueddiadau mewn ymddygiad, dyweder mewn ysgol, a allai ein helpu i fod lle mae angen i ni fod i ymyrryd yn well, er bod hynny'n bell i lawr y trac.

“Yr hyn sy'n hanfodol yw ein bod yn cael ein sylfeini yn iawn i sicrhau unwaith y byddwn yn gweithredu'r dechnoleg hon, ein data'n lân ac yn drefnu'n dda. Bydd angen i ni weithio gyda'n cydweithwyr ar draws y sefydliad i gael y sylfeini allweddol hyn ar waith ac yna unwaith y byddwn yn gwneud hynny, rydym yn bwriadu bod yn awdurdod blaenllaw wrth ei ddefnyddio”

Efallai y bydd hyn i gyd yn swnio'n frawychus ac yn ymadawiad sylweddol oddi wrth sut mae cydweithwyr wedi arfer gweithredu.

Ond mae'n bwysig cofio mai'r amcan pennaf yw i ddigidol symleiddio tasgau a gwneud bywydau gwaith pobl yn well.

“Nid yw digidol yn ymwneud â thechnoleg newydd yn unig, mae'n ymwneud ag ailddylunio gwasanaeth,” ychwanegodd Nickki.

“Mae hynny'n golygu canolbwyntio mewn gwirionedd ar anghenion ein staff neu drigolion a gweithio gyda nhw i greu prosesau gwell sy'n ddoethach ac yn gwella sut rydym yn gweithredu.”

Dros yr wythnosau nesaf, bydd aelodau eraill SLT yn cyflwyno'r pedair thema ail-lunio sy'n weddill ac anogir holl staff i ran nu eu barn wrth i'r Cynllun Corfforaethol d datblygu.