Mesur Diogelwch Data Ychwanegol: Defnyddio'r Maes Copi Carbon Cudd (Bcc) yn Outlook

Beth yw’r maes Cudd?

Mae'r Copi Carbon Cudd neu faes 'Bcc' yn Outlook yn eich galluogi i anfon negeseuon e-bost at fwy nag un derbynnydd heb ddatgelu cyfeiriadau e-bost derbynwyr i’w gilydd.

Pam fod maes y Bcc yn bwysig?

O dan reoliadau GDPR, gellir ystyried rhai cyfeiriadau e-bost yn ddata personol. Er enghraifft, cyfeiriadau e-bost personol fel Gmail, Microsoft Hotmail neu gyfrifon Yahoo.

Wrth gysylltu ag aelodau lluosog o'r cyhoedd, defnyddwyr gwasanaethau neu gleientiaid mewn un e-bost, fel rheol ni ddylid datgelu'r cyfeiriadau e-bost i dderbynwyr eraill yr e-bost.

Mae hyn hefyd yn berthnasol i gynnwys yr e-bost.  Er enghraifft, os yn ysgrifennu at nifer o dderbynwyr e-bost yn dilyn ymholiad mabwysiadu, os nad yw'r maes Bcc yn cael ei ddefnyddio, byddai pob un sy'n derbyn yr e-bost yn gwybod nid yn unig gyfeiriadau e-bost personol ei gilydd, ond hefyd y ffaith eu bod yn holi am fabwysiadu.

Gall hyn ymddangos yn ddibwys ond gall datgelu gwybodaeth yn ddamweiniol neu'n ddiofal megis cyfeiriadau e-bost personol, neu yn syml natur e-bost, fod yn ofidus i'r derbynwyr a thorri'r rheoliadau GDPR yn dibynnu ar yr amgylchiadau.

Pryd ddylwn i ddefnyddio'r maes Bcc?

Dylech chi bob amser ystyried a oes angen defnyddio'r maes Bcc, yn enwedig os yn ysgrifennu at nifer o dderbynwyr y tu allan i'r cyngor gan ddefnyddio eu cyfeiriadau e-bost personol.

Pan na ddylid datgelu cyfeiriadau e-bost i dderbynwyr eraill, rhaid i chi roi cyfeiriadau e-bost y derbynwyr yn y maes Bcc.

Does gen i ddim maes Bcc, sut alla i ei osod?

Dilynwch y cyfarwyddiadau isod i alluogi maes y Bcc ar eich cyfrif os nad yw gennych yn barod:

• Cyfarwyddiadau os ydych chi'n defnyddio'r Ap Outlook ar eich dyfais  

  Cam 1: Creu neges e-bost newydd neu ateb neu flaenyrru neges sy'n bodoli'n barod.

   

  Cam 2: Os yw'r neges yn agor mewn ffenest newydd, dewiswch Dewisiadau > Bcc.  Os yw'r neges yn agor yn y panel darllen, dewiswch Bcc o'r rhuban.  

   

  

   

• Cyfarwyddiadau os ydych chi'n defnyddio Outlook yn Chrome neu Edge

  Cam 1: Creu neges e-bost newydd neu ateb neu flaenyrru neges sy'n bodoli'n barod.

   

  Cam 2: Dewis Dewisiadau a gwneud yn siŵr bod Dangos Bcc wedi'i dicio.

   

  

Sut i gael help 

Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu gwestiynau, cysylltwch â Desg Gwasanaeth TGCh neu godi tocyn drwy'r system Halo.